Rekisterinpitäjä: Silver Senior Oy, Porkkalankatu 7 A, 00180 Helsinki
Rekisterin nimi: Työnhakijoiden, työntekijöiden, asiakasyritysten ja yhteyshenkilöiden tietoja sisältävä rekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus: Rekrytointi- tai valintaprosessien toteutus asiakkaamme tai omaan lukuun, työ- tai sopimussuhteen perustaminen ja ylläpito sekä asiakkaan palveluntoimituksen hallinta. Rekisteriä käytetään myös viestintään osaajayhteisön ylläpitoon ja kehittämiseen liittyen sekä asiakkaan palvelunhallintaan ja rekisterinpitäjän toimintaan liittyvien ajankohtaisten asioiden viestintään.
Rekisterin oikeusperuste: Rekrytoinnissa työnhakijana toimivan henkilön oma suostumus. Asiakasyritysten henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen.
Tietosuoja-asioiden vastuuhenkilö: Seppo Niva, toimitusjohtaja, 040 588 3580, seppo.niva@silver50plus.fi
Rekisterin sisältämät tiedot
- Työnhakijan perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, asuinpaikkakunta), syntymäaika
- Työnhakijan työsuhdetiedot, koulutus, kurssit, pätevyydet, ajokorttitiedot ja auton käyttömahdollisuus. Lisäksi lainsäädännön salliessa ja velvoittaessa luottotiedot, turvallisuusselvitys, rikostaustaote ja huumetesteihin liittyvät tiedot.
- Työnhakijan soveltuvuusarviotestien tiedot
- Työnhakijan ilmoittamat suosittelijat ja heidän yhteystietonsa sekä suosittelijoiden antamat tiedot
- Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, työntekemisen paikka/muoto, työajat ja työn kesto
- Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja osoite sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Työsuhteen hallintaa varten keräämme ja ylläpidämme tietoja rekisterinpitäjän työvuoro- tai työntekijätilauksista, työvuorojen toteutumisesta, työsuoritukseen liittyvistä palautteista, työajoista, poissaoloista ja maksetuista palkoista.
- Työnhakijan ja työntekijän suostumus vastaanottaa rekisterinpitäjän viestintää tarjolla oleviin töihin, osaajayhteisön toimintaan ja muihin ajankohtaisiin asioihin liittyen
- Asiakasyrityksen tiedot ja asiakasyrityksen yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, titteli, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimipiste) ja heiltä saadut palautteet
Henkilötietojen käsittely
Rekisterinpitäjänä käsittelemme vain tarpeellisen määrän henkilötietoja yllä kuvattua tarkoitusta varten. Henkilötietoja käsittelemme luottamuksellisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi niin kauan kuin tietojenkäsittelyn tarkoituksen toteuttaminen vaatii. Emm käytä henkilötietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietojen käsittelyyn käytämme työkaluja, joissa tietojen käsittely on suojattu vaadittavalla tavalla. Tietoihin pääsy on rajattu käyttöoikeuksin ja asianmukaisin teknisin suojausmenetelmin. Tietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö noudattaa salassapitovelvollisuutta ja huolehtii kaikin tavoin yksityisyydensuojasta.
Henkilötietojen vastaanottajat
Työnhakijaa ja työntekijää koskevat tietoja luovutamme vain tarpeellisilta osin hänen omalla suostumuksellaan rekisterinpitäjän asiakkaalle, jolle työnhakijaa tarjotaan ja jolle työsopimuksen laadinnan jälkeen työntekijä tekee asiakkaan tilauksen mukaisia työvuoroja.
Asiakkaiden henkilötietoja emme luovuta kolmansille osapuolille.
Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijaa koskevat tiedot ovat työnhakijan itsensä toimittamia tietoja sekä työnhakijan ilmoittamien suosittelijoiden antamia tietoja. Rekisterinpitäjänä keräämme tietoja työnhakijan kanssa pidettävässä haastattelussa, asiakkaan palautteen rekrytointiprosessin etenemisestä sekä mahdollisesta henkilöarvioinnista.
Työntekijää koskevat tiedot ovat ym. tiedot ja työsuhteen aikana työn tekemisen edellytyksiin liittyvät rekisteröidyn antamat tiedot sekä tilauksen tehneen asiakkaan mahdollisia palautteita.
Asiakasyritysten henkilötietoja hankimme yritystietoja kaupallisesti tarjoavilta palveluntarjoajilta. Saamme tietoja myös asiakkaan yhteyshenkilöltä itseltään tai yritykseltä, jossa henkilö on työskennellyt asiakassuhteen alkaessa tai sen aikana.
Henkilötietojen säilytysaika
Säiytämme työnhakijoiden tietoja 24 kuukauden ajan. Rekisteröidyn omalla suostumuksella tietojen säilytystä jatketaan 12 kuukautta kerrallaan. Rekisteröity työnhakija voi koska tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn.
Työntekijöiden työsuhteiden osalta lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle. Mm. kirjanpitolaki ja työsuhdelainsäädäntö määrittelevät tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei.
Asiakastietoja käsittelemme tarpeellisen ajan asiakassuhteen kesto huomioiden.
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot. Tarkistaakseen omat tietonsa, tulee rekisteröidyn toimittaa kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisterinpitäjälle sekä tarvittaessa todistaa henkilöllisyytensä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterissä olevien virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista, sekä pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa.
Rekisterinpitäjänä toimitamme pyydetyt tiedot sähköisesti ilman aiheetonta viivytystä.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus valvovalle viranomaiselle.
Henkilötietojen käsittelyn organisatoriset ja tekniset toimenpiteet
Rekisterinpitäjänä käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Alihankkijat toimivat järjestelmä- ja palvelutoimittajina. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset, jossa on käsittelyn ehtojen lisäksi sitouduttu salassapitovelvollisuuteen.
Tietojesi käsittelyyn osallistuva henkilöstömme noudattaa salassapitovelvollisuutta ja huolehtii kaikin tavoin yksityisyydensuojastasi.
Rekisterin suojaus ja tietoturvaloukkaukset
Rekisteri sijaitsee vahvasti suojatulla (GDPR:n mukaisesti salattu) palvelimella. Tietoaineiston käsittely ja rekisterin tarkoituksen mukaiset luovutukset on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin, palomuurein ja hallinnollisin tietoturvatoimin. Myös mahdolliset manuaaliset rekisterit, jotka pohjautuvat rekisterin sisältöön, sekä tietoaineiston käsittely ja rekisterin tarkoituksen mukaiset luovutukset on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin, palomuurein ja hallinnollisin tietoturvatoimin.
Rekisterinpitäjä dokumentoi mahdolliset tietoturvaloukkaukset, tekee tarvittavat ilmoitukset tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidylle sekä ryhtyy toimenpiteisiin tietosuojaloukkauksen seurausten vähentämiseksi.